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Responsabilidad del contribuyente para sostener los números en su declaración de impuestos federales

Por Coleman Jackson, Abogado y Contador Publico
Agosto 15, 2017


Como regla general, a un contribuyente se le permite una deducción por todos los gastos ordinarios y necesarios pagados o incurridos durante el año contributivo en el ejercicio de una actividad comercial. Esta regla de impuestos básicos se establece en el Código de Rentas Internas Sección 162. La declaración de impuestos particular que un contribuyente archivos depende de cómo el negocio está estructurado en virtud de la ley estatal aplicable del negocio estatal y ciertas elecciones fiscales oportuna que los propietarios de negocios hacen. Eso suena maravilloso; Pero no se mueva demasiado rápido porque el Servicio de Rentas Internas no va a simplemente tomar la palabra del contribuyente para ello. Generalmente, los contribuyentes deben mantener registros en calidad suficiente para establecer los montos, las fechas y el propósito comercial de los ítems registrados en su declaración de impuestos. Los contribuyentes suelen cargar con la carga de demostrar que tienen derecho a deducir un gasto en su declaración de impuestos. Consulte la Sección 1.6001 del Reglamento de Rentas Internas. A veces los contribuyentes pueden establecer que un gasto ha ocurrido durante un período de impuestos, pero no puede establecer la cantidad exacta. Cuando esto ocurre el contribuyente debe producir evidencia suficiente para permitir una estimación de la cantidad deducible en la declaración de impuestos. Mirar Vanicek v Commissioner, 85 T.C. 731, 743 (1985).


Código de Rentas Internas El artículo 274 establece requisitos detallados de justificación a los que los contribuyentes deben adherirse. El Reglamento del Tesoro 1.274 (d) establece varias categorías de gastos que requieren mayor justificación. En general, el contribuyente justifica sus deducciones fiscales mediante registros adecuados o pruebas probatorias suficientes que corroboren las declaraciones y opiniones del contribuyente con respecto a la deducción del gasto. La carga de la justificación sólo requiere que el contribuyente mantenga suficientes registros y pruebas documentales para establecer la fecha, la cantidad y el propósito comercial o el uso del gasto. Las palabras del contribuyente solo; Sin embargo, son insuficientes. Sin embargo, las palabras escritas u orales del contribuyente son suficientes para justificar la deducibilidad del gasto si está respaldada por pruebas corroborativas creíbles que establecen suficientemente la deducibilidad del gasto. Como se dijo antes, la carga de demostrar que los gastos son deducibles pertenece al contribuyente en todo momento. La Corte Suprema de los Estados Unidos ha establecido este problema de carga hace mucho tiempo en un caso llamado New Colonial Ice Co. v Helvering, 292 US 435, 440 (1934). Sí, eso significa que el contribuyente debe probar que el gasto es deducible en primer lugar. En otras palabras, el contribuyente siempre debe probar la deducibilidad de un gasto en caso de impugnación por el IRS. Por otra parte, véase también Reglamento de ingresos internos 1.274. D) respecto de los requisitos de justificación reforzada para determinadas categorías de gastos.

Para los abogados no fiscales y los profesionales no tributarios, todo esto puede parecer muy esotéricamente complicado. Al igual que levantar pesas-empezar con un peso que puede levantar y graduarse con más y más peso hasta que haya logrado su objetivo. Nuestro objetivo aquí es explicar esto en términos sencillos; Para que el lego pueda entender los conceptos fiscales de deducibilidad, sustanciación y carga como estos términos se aplican a su declaración de impuestos. Vamos a tratar de explicar la sustanciación en términos de laicos: para ser deducible en la declaración de impuestos del contribuyente todos los gastos deben cumplir con tres requisitos, y posiblemente cuatro de la siguiente manera:

  1. Ser incurrido en el ejercicio de una actividad comercial (esto significa que los gastos personales no cuentan);
  2. Ser un gasto ordinario y necesario (esto significa gastos comunes al comercio, grupo o industria del contribuyente);
  3. Estar justificado por suficientes registros o documentación, que puede incluir las declaraciones escritas y orales corroboradas del contribuyente; Y para algunas categorías de gastos;
  4. Estar sujeto a una justificación reforzada o más estricta, como registros, cartas y diarios contemporáneos.

Mirar a alguien practicar deportes no es lo mismo que participar en deportes. Tampoco está leyendo acerca de la justificación de impuestos en un blog lo mismo que en realidad la ejecución de un comercio o negocio en tiempo real y sufragar suficientemente los gastos fiscales en preparación para el día en que el Auditor de Servicio de Rentas Internas llama a la puerta. Como cerraduras en nuestras puertas son preparatorias; El gasto que sustenta al contribuyente no espera que el auditor golpee, pero está preparado si llega. Es como estar preparado cuando un ladrón viene con cerraduras, alarmas e incluso perros de ataque. ¿Cómo podrían ser estas cosas preparatorias?

“Normalmente, las pruebas documentales se considerarán adecuadas para apoyar un gasto si incluyen información suficiente para establecer la cantidad, fecha, lugar y carácter esencial del gasto. Por ejemplo, un recibo de hotel es suficiente para soportar gastos de viajes de negocios si contiene lo siguiente: nombre, ubicación, fecha y montos separados para cargos como alojamiento, comidas y teléfono. Del mismo modo, un recibo de restaurante es suficiente para apoyar un gasto para una comida de negocios si contiene lo siguiente: nombre y ubicación del restaurante, la fecha y el monto del gasto, el número de personas atendidas y, si se hace un cargo por Un artículo distinto de comidas y bebidas, e indicación de que tal es el caso. Un documento puede ser indicativo de sólo uno (o parte de uno) elemento de un gasto. Así, un cheque cancelado, junto con una factura del beneficiario, normalmente establecería el elemento de costo. Por el contrario, un cheque cancelado pagadero a un beneficiario nombrado no soportaría por sí mismo un gasto comercial sin otra evidencia que demostraba que un cheque fue usado para ciertos fines comerciales. “Vea el Código de Rentas Internas 274.

Si un contribuyente con un cheque cancelado pagado a un beneficiario nombrado está luchando para levantar el peso de la justificación, uno puede imaginarse solamente la situación difícil del contribuyente que conduce sus negocios en efectivo. El dinero en efectivo es una forma completamente inapropiada de hacer negocios. Pero muchos inmigrantes extranjeros provienen de sociedades y culturas donde los negocios se realizan rutinariamente en efectivo. El dinero en efectivo no puede ser probado y un auditor del IRS es muy probable que niegue todos y cada uno de los gastos pagados en efectivo a menos que el contribuyente tenga pruebas corroborantes serias para respaldar su palabra escrita u oral. Al pagar la mano de obra por contrato y otros gastos en efectivo, el contribuyente se coloca voluntariamente en sí mismo y el enorme peso de su empresa debido a que la Sección 6663 (a) del Código de Rentas Internas establece que si cualquier parte del impuesto requerido para ser mostrado en una declaración de impuestos es debida Al fraude, se añadirá al impuesto una cantidad igual al 75 por ciento de la porción del pago insuficiente que es atribuible al fraude. Véase la sentencia del Tribunal Fiscal, Petzoldt c. Comisionado, 92 T.C. 661, 699 (1989). Las empresas de construcción y otros contribuyentes deben estar seguros de justificar su trabajo contractual u otros costos laborales mediante la obtención del Formulario W-9 de todos los trabajadores que son contratistas independientes y el Formulario W-4 para los trabajadores que son empleados, Con el Servicio de Rentas Internas para todos los contratistas independientes o presentar el Formulario W-2 para los empleados, reteniendo los montos de impuestos apropiados cuando sea requerido por la ley, pagando a todos los trabajadores por cheque y documentando las transacciones laborales en sus libros y registros. Numerosos tribunales federales han declarado que tratar en cantidades excesivas de efectivo es una indicación de fraude fiscal. Los tribunales han dicho que otros indicios de fraude fiscal son (1) la subestimación sustancial de los ingresos, (2) el mantenimiento de registros inadecuados; Y 3) explicaciones implausibles o inconsistentes del comportamiento. Véase Bradford / Comisionado, 796 F.2d 303, 307 (9a Cir., 1986). El contribuyente que demuestre dos o más de estas características es casi seguro que será cargado con la pena del fraude del impuesto y posiblemente remisión a la unidad de investigaciones criminales del IRS. Véase Otsuki / Comisario, 53 T.C. 96, 106 (1969) y Salomón v. Comisionado, 732 F.2d 1459, 1461 (6a Cir., 1984).

Y para los gastos, tales como los gastos de automóvil y camión, los contribuyentes deben cumplir con los requisitos de justificación más importantes de la Sección 274 (d) del Código de Rentas Internas que requiere que el contribuyente justifique los vehículos, entretenimiento, Declaraciones del contribuyente. Bajo las reglas más estrictas de fundamentación, los contribuyentes deben mantener registros adecuados, tales como libros de cuentas, diarios, registros, declaraciones de gastos, hojas de viaje o registros similares preparados simultáneamente con el uso o incursión del gasto y evidencia documental como recibos o facturas. Véase Jijun Chen y Xiujing Gu v. Comisionado (T.C. Memo 2015-167) un reciente caso del Tribunal Tributario que trata de la desautorización de los gastos personales de automóviles y camiones. El IRC 274 (d) requerimientos de justificación mejorados están establecidos en la Sección 1.274-5T de la Regulación de Rentas Internas. Recuerde que las cerraduras, las alarmas y los perros de ataque deben prepararse para el ladrón o ladrón. Los contribuyentes son responsables de corroborar los números en sus declaraciones de impuestos, y el conocimiento y la implementación apropiada de estos requisitos de la sustanciación del contribuyente son preparatorios en caso de que el auditor de impuestos venga a llamar.

Este blog de derecho está escrito por  La Firma de Abogados de Impuestos | Litigación  | Inmigración de Coleman Jackson, P.C. con fines educativos; Esto no crea relación de abogado-cliente entre esta firma de abogados y el lector. Usted debe consultar con un asesor legal en su área geográfica con respecto a todas las cuestiones legales que lo afectan a usted, su familia o negocio.

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Taxpayer’s Responsibility to Substantiate the Numbers on Their Federal Tax Return

By Coleman Jackson, Attorney and Certified Public Accountant
August 08, 2017

As a general rule a taxpayer is allowed a deduction for all ordinary and necessary expenses paid or incurred during the taxable year in carrying on a trade or business.  This basic tax rule is set forth in Internal Revenue Code Section 162.  The particular tax return that a taxpayer files depends upon how the business is structured under applicable state business organizational law and certain timely tax elections that the business owners makes.  That sounds wonderful; but don’t move too fast because the Internal Revenue Service is not going to simply take the taxpayer’s word for it.  Generally, taxpayers are required to keep records in sufficient quality to establish the amounts, dates and business purpose of the items recorded on their tax return. Taxpayers generally bear the burden to show that they are entitled to deduct an expense on their tax return.  See Internal Revenue Regulation Section 1.6001.  Sometimes taxpayers can establish that an expense has occurred during a tax period, but cannot establish the exact amount.  When this occurs the taxpayer must produce sufficient evidence to permit an estimation of the amount deductible on the tax return.  See Vanicek v Commissioner, 85 T.C. 731, 743 (1985).

Internal Revenue Code Section 274 sets forth detailed substantiation requirements to which taxpayers must adhere.  Treasury Regulation 1.274(d) sets out several categories of expenses that require enhanced substantiation.  Generally, the taxpayer substantiates their tax deductions by either adequate records or sufficient probative evidence that corroborates the taxpayer’s statements and opinions concerning the deductibility of the expense.  The substantiation burden only requires that the taxpayer maintain sufficient records and documentary evidence to establish the date, amount and business purpose or use of the expenditure.  The taxpayer’s words alone; however, are insufficient substantiation.  But, the taxpayer’s written or oral words are sufficient to substantiate the deductibility of the expenditure if it is supported by credible corroborative evidence sufficiently establishing the deductibility of the expense.  As stated before, the burden to show that expenditures are deductible belongs to the taxpayer at all times. The United States Supreme Court has established this burden issue long ago in a case called New Colonial Ice Co. v Helvering, 292 U.S. 435, 440 (1934).  Yes, that means the taxpayer must prove that the expense is deductible in the first place.  In other words, the taxpayer must always prove deductibility of an expense upon challenge by the IRS.  Moreover, see also Internal Revenue Regulation 1.274. (d) regarding the enhanced substantiation requirements on certain categories of expenses.

For the non-tax lawyer and non-tax professional, this might all seem very esoterically complicated.  Like lifting weights—start with a weight that you can easily lift and graduate to more and more weight until you have achieved your goal.  Our goal here is to explain this in layman’s terms; so that, layman can understand the tax concepts of deductibility, substantiation and burden as these terms apply to their tax return.  Let’s try to explain substantiation in layman’s terms:  to be deductible on the taxpayer’s tax return all expenditures must meet three requirements, and possibly four as follows:

  1. Be incurred in pursuit of a trade or business (this means personal expenses don’t count);
  2. Be an ordinary and necessary expense (this means expenditures common to the taxpayer’s  trade, group or industry);
  3. Be substantiated by sufficient records or documentation, which can include the taxpayer’s corroborated written and oral statements; and for some expense categories;
  4. Be subject to enhanced or stricter substantiation, such as, contemporaneous logs, charts, and diaries.

Looking at someone play sports is not the same as actually participating in sports.  Neither is reading about tax substantiation in a blog the same as actually running a trade or business in real time and sufficiently substantiating tax expenditures in preparation for the day when the Internal Revenue Service Auditor knocks on the door.  Like locks on our doors are preparatory; the expenditure substantiating taxpayer don’t expect the auditor’s knock, but is prepared if it comes.  It’s kind of like being prepared when a thief comes by having locks, alarms and even attack dogs.  What might these preparatory things look like?

“Ordinarily, documentary evidence will be considered adequate to support an expenditure if it includes sufficient information to establish the amount, date, place, and the essential character of the expenditure.  For example, a hotel receipt is sufficient to support expenditures for business travel if it contains the following: name, location, date, and separate amounts for charges such as for lodging, meals, and telephone.  Similarly, a restaurant receipt is sufficient to support an expenditure for a business meal if it contains the following:  name and location of the restaurant, the date and amount of the expenditure, the number of people served, and, if a charge is made for an item other than meals and beverages, and indication that such is the case.  A document may be indicative of only one (or part of one) element of an expenditure.  Thus, a cancelled check, together with a bill from the payee, ordinarily would establish the element of cost.  In contrast, a canceled check payable to a named payee would not by itself support a business expenditure without other evidence showing that a check was used for certain business purpose.”  See Internal Revenue Code 274.

If a taxpayer with a canceled check payable to a named payee is struggling to lift the substantiation weight, one can only imagine the plight of the taxpayer who conducts its business in cash.  Cash is a completely inappropriate way to conduct business.  But many foreign immigrants came from societies and cultures where business is routinely conducted in cash.    Cash cannot be substantiated and an IRS auditor is very likely to deny any and all expenditures paid in cash unless the taxpayer has serious corroborating evidence to back up their written or oral word.  When paying contract labor and other expenses by cash, the taxpayer voluntarily places onto themselves and their company’s enormous weight because Internal Revenue Code Section 6663(a) states that if any part of any underpayment of tax required to be shown on a tax return is due to fraud, there shall be added to the tax an amount equal to 75 percent of the portion of the underpayment which is attributable to fraud.  See Tax Court case styled, Petzoldt v. Commissioner, 92 T.C. 661, 699 (1989).  Construction companies and other taxpayers must be sure to substantiate their contract labor or other labor costs by obtaining accurate and complete Form W-9 from all workers who are independent contractors and Form W-4 for workers who are employees, by filing all Form 1099 Miscellaneous with the Internal Revenue Service for all independent contractors or file Form W-2 for employees, withholding the proper tax amounts when required by law, by paying all workers by check and documenting the labor transactions in their books and records.  Numerous federal courts have stated that dealing in excessive amounts of cash is an indicia of tax fraud.  Courts have said that other indicia of tax fraud are (1) substantial understatement of income, (2) maintenance of inadequate records; and 3) implausible or inconsistent explanations of behavior.  See Bradford v Commissioner, 796 F.2d 303, 307 (9th Cir. 1986).  Taxpayer’s demonstrating two or more of these characteristics are all but certain to be charged with the tax fraud penalty and possibly referral to the IRS Criminal Investigations Unit.  See Otsuki v Commissioner, 53 T.C. 96, 106 (1969) and Solomon v. Commissioner, 732 F.2d 1459, 1461 (6th Cir. 1984).

And for expenses, such as, car and truck expenses, taxpayers must comply with the weightier substantiation requirements of Internal Revenue Code Section 274(d) which requires the taxpayer to substantiate vehicle, entertainment, travel and certain other listed expenses by sufficient evidence corroborating the taxpayer’s own statements.  Under the stricter substantiation rules taxpayers must maintain adequate records, such as, account books, diaries, logs, statements of expense, trip sheets, or similar records prepared contemporaneously with the use or incurrence of the expenditure and documentary evidence such as receipts or bills.  See Jijun Chen and Xiujing Gu v. Commissioner (T.C. Memo 2015-167) a recent Tax Court case dealing with disallowance of personal car and truck expenses.  The IRC 274(d) enhanced substantiation requirements are set forth in Internal Revenue Regulations Section 1.274-5T.  Remember that locks, alarms and attack dogs are to prepare for the thief or robber.  Taxpayers are responsible for substantiating the numbers on their tax returns, and knowing and properly implementing these taxpayer substantiation requirements are preparatory in the event the tax auditor comes knocking.

This law blog is written by the Taxation | Litigation | Immigration Law Firm of Coleman Jackson, P.C. for educational purposes; it does not create an attorney-client relationship between this law firm and its reader.  You should consult with legal counsel in your geographical area with respect to any legal issues impacting you, your family or business.

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