Monthly Archives: March 2018

IRS to End the 2014 Offshore Voluntary Disclosure Program on September 28, 2018

By:  Coleman Jackson, Attorney, CPA
March 27, 2018

IRS to End the 2014 Offshore Voluntary Disclosure Program - OVDP on September 28, 2018

Have you heard the news!  On Monday, March 13, 2018 the IRS announced that it will end the Offshore Voluntary Disclosure Program on September 28, 2018.

It is likely already too late for all those people who are taking their chances and have not already made steps to enter the OVDP.  Practitioners from all over the country have experienced extreme delays in getting taxpayers pre-cleared into the 2014 OVDP for months.  Pre-clearance requests are taking more than 6 months these days.  IRS representatives have stated that the preclearance processing unit of the IRS has long backlogs in even logging in new OVDP preclearance requests.  The unit has about a 9 to 12 month back log in pre-clearance requests… so we have been told.

Taxpayers who have not taken advantage of the 2014 OVDP must act quickly.

Taxpayers who have not taken advantage of the 2014 OVDP must act quickly.  Repeat it is possible that it is now too late to act.  The U.S. Treasury has been receiving directly or indirectly information from foreign financial institutions concerning U.S. persons with foreign bank accounts for about two years now.   They probably already know those U.S. persons who hold foreign bank accounts.  The chances of being detected with respect to foreign bank holdings are probably extremely high.  In fact it might be impossible to hide from detection; and, possible federal prosecution of violators could rise.

Violators of FBAR rules by failing to timely report offshore bank accounts are subject to civil fines and criminal prosecution.  Foreign Bank Accounts are reported annually on April 15th by filing Form 114 with the Financial Crimes Network.  Delinquent FBARs put taxpayers in legal jeopardy.  There may also be federal income tax issues involved also if the taxpayer has under-reported its income or unfiled federal tax returns.   Tax fraud and delinquent FBARs are serious crimes which can result in violators spending years in federal prison upon conviction.

This law blog is written by the Taxation | Litigation | Immigration Law Firm of Coleman Jackson, P.C. for educational purposes; it does not create an attorney-client relationship between this law firm and its reader.  You should consult with legal counsel in your geographical area with respect to any legal issues impacting you, your family or business.

Coleman Jackson, P.C. | Taxation, Litigation, Immigration Law Firm | English (214) 599-0431 | Spanish (214) 599-0432

La aplicación en el lugar de trabajo de las reglas de elegibilidad de empleo es una bomba de tiempo potencial

Por: Coleman Jackson, Abogado
Marzo 19, 2018

La aplicación en el lugar de trabajo de las reglas de elegibilidad de empleo es una bomba de tiempo potencial

Cualquier individuo que no sea ciudadano o residente permanente legal o nacional o este específicamente autorizado a trabajar en los Estados Unidos no puede ser contratado legalmente como empleado por ningún individuo, compañía o agencia.  Cualquier empleador que intencionalmente contrate a alguien no autorizado para trabajar en los Estados Unidos viola la Ley Publica 99-603 (Ley del 11/6/1986). Esta Ley fue aprobada por el Congreso de los EE.UU y firmada por el Presidente Ronald Reagan para controlar y disuadir las entradas ilegales a los Estados Unidos. Esta ley, comúnmente conocida como amnistía, preveía la legalización de inmigrantes indocumentados que residían y trabajaban ilegalmente en los Estados Unidos desde 1982, la legalización de ciertos trabajadores indocumentados en agricultura  y aumento la seguridad de las fronteras.

El enfoque de este blog es sobre la provisión de la Ley Pública 99-603 que prohíbe y penaliza a cualquier individuo, organización o agencia de los EE. UU. que intencionalmente contrate o reclute para contratar trabajadores que no están autorizados a trabajar en los Estados Unidos. El formulario I-9 de los Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos (USCIS) debe ser utilizado por todos los empleadores, independientemente de si están clasificados como grandes, medianos o pequeños empleadores para documentar el cumplimiento continuo de sus obligaciones conforme a la Ley Pública 99-603. El Formulario I-9 es un documento de tres páginas. Los empleadores y los empleados deben completar sus respectivas secciones del Formulario I-9. El Formulario I-9 viene con un conjunto detallado de 15 páginas de instrucciones para empleadores y empleados que deben cumplirse desde la etapa inicial de contratación de cualquier trabajador por una persona o empresa estadounidense. Desde el 27 de noviembre de 2011, los empleadores estadounidenses deben completar el Formulario I-9 para documentar la verificación de la identidad y la autorización de empleo de todos y cada uno de los nuevos empleados. La regla se aplica a todos los empleados, independientemente de si el empleado es ciudadano de los Estados Unidos, nacional o residente permanente legal o si está legalmente autorizado para trabajar en los Estados Unidos. El empleado debe completar su sección del Formulario I-9 dentro de un día de comenzar a trabajar, y el empleador debe completar su sección del Formulario I-9 dentro de los tres días posteriores a la fecha de contratación de los empleados. El empleador no puede simplemente tomar la palabra de los empleados. El empleado debe proporcionar documentación no vencida de las categorías enumeradas en la página tres del Formulario I-9. De nuevo, el empleador no puede decirle al empleado qué documentación debe presentar. El empleador o su agente debe examinar personalmente el documento (original) presentado por el empleado. El empleador debe hacer una copia de los documentos presentados y mantenerlos en sus archivos. Además, el empleador tiene la obligación permanente, conforme a la Ley Pública 99-603, de actualizar sus archivos I-9 cuando haya una fecha de vencimiento en una tarjeta de autorización de trabajo de los empleados. Los requisitos que hemos discutido en este párrafo se pueden considerar como los requisitos de la documentación I-9. El Formulario I-9 no se archiva con el gobierno de EE. UU. Cada empleador debe mantener un archivo I-9 con cada empleado y ponerlo a disposición para su inspección y examen en el caso de una visita de Immigration y Customs Enforcement. Immigration y Customs Enforcement (ICE) realiza auditorias I-9 sin previo aviso. Las auditorías del lugar de trabajo de ICE han sido aumentadas  en los últimos años. Las redadas de ICE que afectan a algunos de los empleadores más grandes han sido ampliamente informadas por la prensa de EE. UU. Pero nada más porque el empleador no es una compañía grande no significa que son exentos de la aplicación de  ICE I-9 Immigration and Naturalization Act (INA). Todos los empleadores de EE. UU. Están sujetos a una redada ICE independientemente de si contratan inmigrantes o no, ya que la Ley Pública 99-603 requiere que todos los empleadores documenten la identidad y autorización para trabajar de todos los trabajadores, incluidos ciudadanos de los EE. UU., Nacionales, residentes permanentes y otros. Todos los empleados significan que todos los empleados y todos los empleadores se refieren a todos los empleadores, independientemente de si el empleador está contratando a un nuevo empleado, un recontratante, un trabajador temporal o permanente. Todos los empleadores de los EE. UU. pueden enfrentar la imposición en el lugar de trabajo de las incursiones ICE de elegibilidad laboral en cualquier momento. Las incursiones en el lugar de trabajo son como una bomba de tiempo.

El formulario I-9 de los Servicios de Inmigración y Ciudadanía de los Estados Unidos (USCIS) debe ser utilizado por todos los empleadores, independientemente de si están clasificados como grandes, medianos o pequeños empleadores para documentar el cumplimiento continuo de sus obligaciones conforme a la Ley Pública 99-603

Repito, la ley de inmigración federal refiere a todos los trabajadores en los Estados Unidos. Lo abordaré desde la perspectiva de quién es un empleado según la Ley. Un empleado con fines de Formulario I-9 significa cualquier persona que realice labores o servicios en los Estados Unidos para un empleador a cambio de un salario u otra compensación o pago. Podría ser una remuneración en forma de pago en especie. Empleado para propósitos del Formulario I-9 no incluye contratistas independientes, subcontratistas, voluntarios o ciertos trabajadores domésticos ocasionales. Al observarlo desde el punto de vista de quién es un empleado, los empleadores deberían poder determinar si es probable que se los considere un empleador para los propósitos del Formulario I-9.

¿Hay sanciones para los empleadores de los EE. UU. Que violen la ley? Sí, absolutamente ya que todos los empleadores de EE. UU. están sujetos a la aplicación en el lugar de trabajo de las reglas de elegibilidad de empleo. Además del potencial de vergüenza pública asociada con la trampa mediante la contratación de trabajadores indocumentados para obtener una ventaja injusta sobre la competencia, el gobierno de EE. UU. puede imponer multas civiles e incluso procesamiento penal en casos más atroces. El formulario I-9 tiene que ser completado precisamente. El Formulario I-9 tiene que ser mantenido en un archivo por el empleador. En Formulario I-9 tiene que ser disponible para cualquier tiempo que ICE pregunte por él. Cuando ICE determina que un empleador ha contratado o seguido a sabiendas que contrató a un trabajador no autorizado o incumplió con los requisitos de ID de empleado y identificación de empleado del Formulario I-9, ICE o un Juez de Derecho Administrativo del Departamento de Seguridad Nacional emitirá un aviso al empleador. de intención de multar (NIF). El empleador tiene 30 días desde la recepción de la NIF para solicitar una audiencia sobre el fondo. Si el empleador no responde al NIF, se convierte en definitivo en 30 días. En la audiencia I-9, los empleadores pueden plantear defensas de buena fe (es decir, el empleador hizo esfuerzos razonables para cumplir con los requisitos de documentación de la sección 274A (b) del INA). Si el empleador pierde en la audiencia o no solicita una audiencia o no asiste a la audiencia, es probable que se impongan sanciones civiles considerando el tamaño del empleador, el estado legal de los empleados involucrados, la gravedad de las infracciones, incluida la I-9 anterior violaciones, y los esfuerzos de buena fe del empleador para cumplir con sus obligaciones bajo el INA. Además, los empleadores que a sabiendo emplean a trabajadores no autorizados o no cumplen con la sección 274A (b) de la INA también podrían enfrentar un proceso penal. Los empleadores condenados en un tribunal federal por haber participado en un patrón o práctica de contratar trabajadores no autorizados, o siguen contratándolos después del 6 de noviembre de 1986, probablemente enfrentarán multas y hasta un máximo de seis meses en una prisión federal. Además, los empleados que utilizan documentación fraudulenta para obtener empleo en los EE. UU. pueden ser sometidos a multas civiles y enjuiciamientos penales que pueden dar como resultado hasta 5 años en una prisión federal.  Las penas que fueron discutidas están bajo el Immigration and Naturalization Act (INA). Pero los empleados y empleadores que sabiendo violan el INA podrían estar sujetos a otros estatutos federales que imponen multas civiles y sanciones penales mucho más severas. El Código de Rentas Internas, Código de los EE. UU. 26; por ejemplo, impone multas civiles muy severas y sanciones penales para los contribuyentes que violan los estatutos federales de impuestos de EE. UU. asociados con la clasificación errónea de los trabajadores como contratistas independientes cuando en realidad son empleados. Los errores de clasificación de los trabajadores pueden poner a los empleadores en serio peligro legal.

La carga de probar el cumplimiento de los requisitos de verificación de elegibilidad laboral recae en los empleadores de los EE. UU. Pasos sugeridos para prepararse para una incursión de la I-9:

A.      Hacer una lista de todos sus empleados presentes (personas nuevas, personas que fueron recontratados, personas que fueron terminados)

B.      Revise los archivos del Formulario I-9 de todos los que figuran en la lista (no olvide que todos los empleadores deben tener un archivo I-9 para todos los empleados, incluidos ciudadanos estadounidenses, nacionales, residentes permanentes legales y cualquier otra persona que trabaje como empleado);

C.      Verifique los archivos I-9 para verificar la validez de la documentación (asegúrese de que nada haya expirado porque la documentación de elegibilidad para la identidad y el trabajo debe estar actualizada; estos documentos no pueden vencerse);

D.      Marque a cada empleado, ya que se verifica con éxito en la lista de empleados del empleador a medida que se borran;

E.       Seguimiento de cualquier discrepancia. Póngase en contacto con el trabajador para obtener información actualizada o corregida y resolver el problema oportunamente;

F.       Documente los procedimientos del Formulario I-9 de la compañía y el cumplimiento periódico de dichos procedimientos. No olvide verificar los cambios del gobierno en los requisitos como parte del proceso de diligencia debida de la compañía. Documentar la diligencia debida y los esfuerzos de buena fe para cumplir con los requisitos de la I-9; todo esto debe mantenerse en sus archivos de diligencia debida I-9;

G.     Haga un seguimiento y siga un poco más sobre las discrepancias I-9 y libere a cualquier trabajador que no pueda ser investigado para trabajar legalmente en los Estados Unidos;

H.    Asignar tareas de I-9 a personas competentes dentro de la compañía o asesores competentes en la ley, impuestos y asuntos de inmigración en el lugar de trabajo. Debida diligencia de ejercicio: recopilar información pertinente; entender las obligaciones de la compañía con I-9 y cooperar con las autoridades en el cumplimiento de los requisitos de empleo en el lugar de trabajo.

Estas son simplemente algunas sugerencias diseñadas para reducir el miedo y la confusión que a menudo se asocian con la aplicación de ICE en el lugar de trabajo. La debida diligencia puede ser un factor de estrés; Si bien la falta de preparación para el cumplimiento en el lugar de trabajo de las reglas de elegibilidad para el empleo puede ser un golpe tan fuerte a la riqueza como un ataque al corazón puede ser para la salud.

Este blog de derecho está escrito por  La Firma de Abogados de Impuestos | Litigación  | Inmigración de Coleman Jackson, P.C. con fines educativos; Esto no crea relación de abogado-cliente entre esta firma de abogados y el lector. Usted debe consultar con un asesor legal en su área geográfica con respecto a todas las cuestiones legales que lo afectan a usted, su familia o negocio.

Coleman Jackson, P.C. | Firma de Abogados de Impuestos, Litigación e Inmigración |Ingles (214) 599-0431 | Español (214) 599-0432

WORKPLACE ENFORCEMENT OF EMPLOYMENT ELIGIBILITY RULES IS A POTENTIAL TIME BOMB

By:  Coleman Jackson, Attorney
March 5, 2018

WORKPLACE ENFORCEMENT OF EMPLOYMENT ELIGIBILITY RULES

Any individual who is not a citizen or national or lawful permanent resident or specifically authorized to work in the United States cannot be lawfully hired as an employee by any individual, company or agency.  Any employer who intentionally hires anyone not authorized to work in the United States violates Public Law 99-603 (Act of 11/6/1986).  This law was passed by the U.S. Congress and signed by President Ronald Reagan in order to control and deter unlawful entries into the United States.  This law, commonly referred to as amnesty provided for legalization of undocumented immigrants who had been continuously unlawfully residing and working in the United States since 1982, legalization of certain agricultural workers, sanctions for employers who knowingly hire undocumented workers, and increased borders enforcement.

This blog’s focus is on the provision of Public Law 99-603 that prohibits and penalizes any U.S. individual, organization or agency that intentionally hires or recruits to hire workers who are not authorized to work in the United States.  U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) Form I-9 is required to be used by all employers regardless of whether they are classified as large, medium, small employers to document their continuous compliance with their obligations under Public Law 99-603. Form I-9 is a three page document.  Employers and Employees are required to complete their respective sections of Form I-9.  Form I-9 comes with a 15 page detailed set of instructions to employers and employees that must be complied with from the very initial stage of hiring any worker by an American person or business.  Since November 27, 2011, American employers must complete Form I-9 to document verification of the identity and employment authorization of each and every new employee.  The rule applies to all employees regardless whether the employee is a United States Citizen, National, and Lawful Permanent Resident or otherwise lawfully authorized to work in the United States.  The employee must complete their section of Form I-9 within one day of starting to work, and the employer must complete their section of Form I-9 within three days of the employees hire date. The employer cannot simply take the employees word for it.  The employee must provide unexpired documentation from the categories listed on page three of Form I-9.  Again, the employer cannot tell the employee what documentation to present.  The employer or their agent must personally examine the actual document (original) presented by the employee.  The employer must make a copy of the documents presented and maintain them in their files.  Moreover, the employer has a continuing obligation under Public Law 99-603 to update their I-9 files when there is expiration date on an employees work authorization card.  The requirements we have discussed in this paragraph can be thought of as the I-9 documentation requirements.  Form I-9 is not filed with the U.S. government.  Every employer must maintain an I-9 file on each employee and make it available for inspection and examination in the event of an Immigration and Customs Enforcement visit.  Immigration and Customs Enforcement (ICE) performs I-9 audits without advance notice.  ICE workplace audits have been on the rise in recent years.  ICE raids affecting some of the larger employers have been widely reported on by the U.S. press.  But just because an employer is not a large company does not mean that they are exempt from ICE I-9 Immigration and Nationalization Act (INA) enforcement actions.  All U.S. employers are subject to an ICE raid regardless of whether they hire immigrants or not since Public Law 99-603 requires all employers to document the identity and authorization to work of all workers, including U.S. citizens, Nationals, Permanent Residents, and others.  All employees mean all employees and all employers mean all employers regardless whether the employer is hiring a new hire, a rehire, temporary or permanent worker.  All U.S. employers potentially face workplace enforcement of employment eligibility ICE raids at anytime.  Workplace enforcement raids are like a time bomb.

Form I-9 Filing

Repeat, federal immigration law applies to all U.S. employers.  Who is an employer for purposes of workplace enforcement of employment eligibility rules?  I will address it from the perspective as to who is an employee under the Act.  An employee for Form I-9 purposes means any person who performs labor or services in the United States for an employer in return for wages or other compensation or payment.  It could be remuneration in the form of payment-in-kind.  Employee for Form I-9 purposes does not include independent contractors, subcontractors, volunteers or certain casual domestic workers.  By looking at it from the vantage point of who is an employee, employers should be able to determine whether they are likely to be considered an employer for Form I-9 purposes.

The Form I-9 must be maintained in a File by the employer

Are there any penalties for U.S. employers who violate the law?  Yes, absolutely since all U.S. employers are subject to the workplace enforcement of employment eligibility rules!  Besides the potential for public shame associated with cheating by hiring undocumented workers to gain an unfair advantage over competitors, the U.S. government can impose civil fines and even criminal prosecution in  more heinous cases.  The Form I-9 must be completed accurately.    The Form I-9 must be maintained in a File by the employer.  The Form I-9 must be made available for inspection anytime ICE asks to review them.  When ICE finds that an employer has knowingly hired or knowingly continued to hire an unauthorized worker, or failed to comply with Form I-9 employee identification and work eligibility requirements, ICE or a Department of Homeland Security Administrative Law Judge will issue the employer a Notice of Intent to Fine (NIF).  The employer has 30 days from receipt of the NIF to request a hearing on the merits.  If the employer fails to respond to the NIF, it becomes final in 30 days.  At the I-9 hearing, employers are able to raise good faith defenses (that is the employer made reasonable efforts to comply with the paperwork requirements of section 274A (b) of the INA.)  If the employer looses at the hearing or fail to request a hearing or failed to attend the hearing, civil penalties will likely be imposed considering the size of the employer, lawful status of the employees involved, the seriousness of the infractions including prior I-9 violations, and the good faith efforts of the employer to comply with its obligations under the INA.  Furthermore, employers who knowingly employ unauthorized workers or fail to comply with section 274A (b) of the INA could also face criminal prosecution.  Employers convicted in federal court of having engaged in a pattern or practice of knowingly hiring unauthorized workers, or continuing to hire them after November 6, 1986 are likely to face fines and up to a maximum of six months in federal prison.  Moreover, employees who use fraudulent documentation to gain U.S. employment can be subjected to civil fines and criminal prosecution resulting in up to 5 years in federal prison.  The penalties that we have been discussing are under the Immigration and Nationalization Act (INA).  But employees and employers who knowingly violate the INA could be subjected to other federal statutes that impose much harsher civil fines and criminal punishment.  The Internal Revenue Code, U.S. Code 26; for example, imposes very severe civil fines and criminal penalties for taxpayers who violate U.S. federal tax statutes associated with misclassification of workers as independent contractors when in fact they are employees.  Worker misclassification errors can place employers in serious legal jeopardy.

employment eligibility verification

The burden of proving compliance with employment eligibility verification requirements is on U.S. employers.  Suggested steps to get ready for an I-9 raid:

  1. Make a current list of all of your employees (current, new hires, rehires, terminated);
  2. Review Form I-9 files on everyone on the list (don’t forget that all employers must have an I-9 file for all employees, including U.S. citizens, Nationals, Lawful Permanent Residents and anyone else working as an employee);
  3. Check the I-9 files for the validity of the documentation (make sure nothing has expired because identity and work eligibility documentation must be current; these documents cannot be expired);
  4. Check off each employee as they are successfully vetted on the employer employee list as they are cleared;
  5. Follow-up on any discrepancies. Contact the worker for updated or corrected information and timely resolve the issue;
  6. Document the company’s Form I-9 procedures and periodical compliance with those procedures. Don’t’ forget to check for government changes in the requirements as part of the company’s due diligence process.  Document due diligence and good faith efforts to comply with I-9 requirements—this all should be maintained in your I-9 Due Diligence Files;
  7. Follow-up and follow up some more on I-9  discrepancies and release any worker that cannot be vetted to work lawfully in the United States;
  8. Assign I-9 duties to competent individuals within the company or advisors competent in the law, taxes and immigration workplace matters. Exercise due diligence:  gather pertinent information; understand the company’s I-9 obligations and cooperate with authorities in workplace enforcement of employment eligibility issues.

These are merely some suggestions designed to cut down on the fear and confusion that is often associated with ICE workplace enforcement.  Due diligence can be a stress buster; while failing to prepare for a workplace enforcement of employment eligibility rules  can be as serious blow to wealth as a heart attack can be to health.

This law blog is written by the Taxation | Litigation | Immigration Law Firm of Coleman Jackson, P.C. for educational purposes; it does not create an attorney-client relationship between this law firm and its reader.  You should consult with legal counsel in your geographical area with respect to any legal issues impacting you, your family or business.

Coleman Jackson, P.C. | Taxation, Litigation, Immigration Law Firm | English (214) 599-0431 | Spanish (214) 599-0432