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Que hay de malo en pagar los gastos del negocio en efectivo?

Por: Coleman Jackson, Abogado, CPA
Octubre 26, 2018

 

De conformidad con la Sección 162 del Código de Rentas Internas, un negocio puede deducir un gasto incurrido en el negocio si es un gasto ordinario y necesario. Un gasto ordinario es habitual en la industria, el comercio o la profesión del contribuyente. Los gastos de negocio deben ser necesarios, útiles o útiles para llevar a cabo el propósito comercial o para llevar a cabo el negocio  del contribuyente. Parte del paquete “ordinario y necesario” es la realidad de que un gasto debe ser razonable. Si un gasto es ordinario, necesario y razonable depende de todos los hechos y circunstancias.

 

 

Los contribuyentes deben probar que los gastos son deducibles en sus declaraciones de impuestos! Para deducir un gasto ordinario, necesario y razonable, un contribuyente debe justificar o probar el gasto. La sustanciación simplemente significa que el contribuyente debe mantener documentación que muestre la fecha, el monto y el propósito comercial de la transacción. El contribuyente también debe verificar la forma y el método de pago de la transacción. Qué hay de malo en pagar los gastos de negocio en efectivo? El efectivo es fungible, lo que significa que, en general, no deja rastro de a dónde va ni de dónde viene. Por lo tanto, si un contribuyente debe realizar transacciones comerciales en efectivo, el contribuyente debe crear y mantener un registro contemporáneo que documente la fecha, el monto, las parte y el propósito comercial de la transacción. Un recibo de efectivo podría ser una forma conveniente de documentar las transacciones en efectivo. Del mismo modo, un diario contemporáneo podría ser una herramienta útil para documentar transacciones en efectivo.

 

 

Las mejores prácticas comerciales son nunca llevar a cabo negocios en efectivo porque las transacciones en efectivo grandes o frecuentes pueden ser indicativas de fraude fiscal u otras relaciones comerciales nefastas. Las transacciones en efectivo no documentadas no pueden ser verificadas, y pueden ser difíciles de seguir. El contribuyente siempre debe, a solicitud del Servicio de Impuestos Internos, producir une justificación creable de todos los gastos comerciales. Los gastos no comprobados no satisfacen los requisitos de la Sección 162 del Código de Ingresos Internos. Recuerde! Los gastos de negocios solamente son deducibles en los regresos de impuestos federales si son ordinarios, necesarios, y razonables. Los pagos en efectivo sin fundamento son una súper mala noticia — enormes facturas de impuestos y posible enjuiciamiento penal por evasión de impuestos federales.

Este blog de derecho está escrito por  La Firma de Abogados de Impuestos | Litigación  | Inmigración de Coleman Jackson, P.C. con fines educativos; Esto no crea relación de abogado-cliente entre esta firma de abogados y el lector. Usted debe consultar con un asesor legal en su área geográfica con respecto a todas las cuestiones legales que lo afectan a usted, su familia o negocio.

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What’s wrong with paying business expenses in cash?

By Coleman Jackson, Attorney, CPA
October 15, 2018

What’s wrong with paying business expenses in cash?

 

Pursuant to Internal Revenue Code Section 162, a business can deduct an expense incurred in the business if it is an ordinary and necessary expense.  An ordinary expense is customary to the taxpayer’s industry, trade or profession.   Business expenses must be necessary, useful or helpful in the carrying on of the business purpose, or conducting of the taxpayer’s business enterprise.  Part and parcel of the term “ordinary and necessary” is the reality that an expense must be reasonable.  Whether an expense is ordinary, necessary and reasonable depends upon all the facts and circumstances.

 

 

Taxpayer’s must prove expenses are deductible on their tax returns!  In order to deduct an ordinary, necessary and reasonable expense, a taxpayer must substantiate or prove the expense.  Substantiation simply means that the taxpayer must maintain documentation that shows the date, the amount, and the business purpose of the transaction.  The taxpayer should also substantiate the manner and method of payment for the transaction.  What’s wrong with paying business expenses in cash?  Cash is fungible, which means that, generally, it leaves no trace of where it is going or where it is coming from.  Therefore, if a taxpayer must transact business in cash, the taxpayer must create and maintain a contemporary record documenting the date, the amount, the parties, and the business purpose of the transaction.  A cash receipt could be a convenient way of documenting cash transactions.  Likewise, a contemporary diary could be a useful tool to use to document cash transactions.

 

 

Best business practices are to never conduct business in cash because large or frequent cash transactions could be indicative of tax fraud or other nefarious business dealings.  Undocumented cash transactions cannot be substantiated, and might be difficult to trace.  Taxpayer’s always must, upon request by the Internal Revenue Service, produce credible substantiation for all business expenses.  Unsubstantiated expenses do not satisfy the requirements of Internal Revenue Code Section 162.  Remember!  Business expenses are only deductible on the federal tax return if they are ordinary, necessary and reasonable.  Unsubstantiated cash payments spell super bad news— potentially huge tax bills and possible criminal prosecution for federal tax evasion.

 

This law blog is written by the Taxation | Litigation | Immigration Law Firm of Coleman Jackson, P.C. for educational purposes; it does not create an attorney-client relationship between this law firm and its reader.  You should consult with legal counsel in your geographical area with respect to any legal issues impacting you, your family or business.

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