Por: Coleman Jackson, Advogado e CPA.
Data: 09 de janeiro de 2021.
De acordo com a seção 162 do Código da Receita Federal, uma empresa pode deduzir uma despesa incorrida no negócio se for uma despesa comum e necessária. Uma despesa normal é habitual na indústria, comércio ou profissão do contribuinte. As despesas comerciais devem ser necessárias, úteis ou úteis na realização do objetivo comercial ou na condução da empresa do contribuinte. Parte integrante do termo “comum e necessário” é a realidade de que uma despesa deve ser razoável. Se uma despesa é normal, necessária e razoável depende de todos os fatos e circunstâncias.
O contribuinte deve provar que as despesas são dedutíveis em suas declarações fiscais! Para deduzir uma despesa normal, necessária e razoável, o contribuinte deve fundamentar ou comprovar a despesa.A comprovação significa simplesmente que o contribuinte deve manter a documentação que mostre a data, o valor e o objetivo comercial da transação. O contribuinte também deve comprovar a forma da despesa e a forma de pagamento da sua transação. O que há de errado em pagar despesas comerciais em dinheiro? O dinheiro é fungível, o que significa que, geralmente, não deixa vestígios de para onde vai ou de onde vem. Portanto, se um contribuinte deve realizar transações comerciais em dinheiro, o contribuinte deve criar e manter um registro contemporâneo documentando a data, o valor, as partes e o objetivo comercial da transação. Um recibo em dinheiro pode ser uma maneira conveniente de documentar transações em dinheiro. Da mesma forma, um diário contemporâneo pode ser uma ferramenta útil para documentar transações em dinheiro.
As melhores práticas de negócios são nunca conduzir negócios em dinheiroporque transações em dinheiro grandes ou frequentes podem ser indicativas de fraude fiscal ou outras negociações comerciais nefastas. As transações em dinheiro não documentadas não podem ser comprovadas e podem ser difíceis de rastrear. O contribuinte sempre deve, mediante solicitação da Receita Federal, apresentar comprovação confiável para todas as despesas comerciais. Despesas não comprovadas não atendem aos requisitos da Seção 162 do Código da Receita Federal. Lembre-se! As despesas comerciais só são dedutíveis na declaração de imposto federal se forem normais, necessárias e razoáveis. Pagamentos em dinheiro não comprovados significam notícias extremamente ruins – contas de impostos potencialmente enormes e possível processo criminal por sonegação de impostos federal.
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