Negócios com uso intensivo de dinheiro precisam de bons controles internos para sustentar a atividade empresarial

Por Coleman Jackson, Advogado e Conselheiro e CPA
11 de agosto de 2021

 

Negócios com uso intensivo de dinheiro precisam de bons controles internos para sustentar a atividade empresarial

Operar uma empresa com dinheiro pode ser um sinalizador de auditoria do IRS porque as empresas que operam com dinheiro são suscetíveis a transações financeiras fraudulentas. No entanto, certas operações comerciais geram muito dinheiro em suas operações normais. Essas empresas são classificadas na linguagem tributária como empresas com uso intensivo de caixa. Lojas de conveniência,lojas de donuts, casas de massagem, cabeleireiros, mini-mercados, bodegas, locais de diversão que funcionam com moedas; tais como videogames, máquinas de pinball, jukeboxes, mesas de sinuca, caça-níqueis e outras máquinas de jogos, para citar apenas alguns negócios clássicos de uso intensivo de dinheiro. Todos esses tipos de negócios podem operar legitimamente com um alto índice de transações em dinheiro. Portanto, não há absolutamente nenhum crachá ou indício de fraude na maioria dessas empresas com uso intensivo de dinheiro. Os operadores de maconha são outro exemplo de negócios talvez legítimos que operam em dinheiro. Se os operadores de maconha fossem legais, eles deveriam operar em dinheiro porque o uso, a venda e a distribuição de maconha são ilegais segundo as leis federais de repressão às drogas, embora vários estados tenham legalizado essa droga para fins medicinais e também de entretenimento em alguns casos. Visto que é ilegal, segundo a lei federal, vender ou distribuir maconha, as empresas que vendem e distribuem maconha não podem usar o sistema bancário normal. E certas lavanderias também funcionam com moedas. Eles também são negócios legitimamente intensivos em dinheiro. Todas essas empresas de uso intensivo de caixa têm uma coisa em comum: o caixa é fungível e difícil de rastrear. Portanto, quando o examinador do IRS vem auditar seus livros e registros, pode ser uma experiência desafiadora para o auditor e extremamente assustadora para os proprietários de negócios que fazem uso intensivo de dinheiro. Todas essas empresas com uso intensivo de caixa têm uma coisa em comum: o caixa é fungível e difícil de rastrear. Portanto, quando o examinador do IRS vem auditar seus livros e registros, pode ser uma experiência desafiadora para o auditor e extremamente assustadora para os proprietários de negócios que fazem uso intensivo de dinheiro. Todas essas empresas com uso intensivo de caixa têm uma coisa em comum: o caixa é fungível e difícil de rastrear. Portanto, quando o examinador do IRS vem auditar seus livros e registros, pode ser uma experiência desafiadora para o auditor e extremamente assustadora para os proprietários de negócios que fazem uso intensivo de dinheiro.

 

Negócios com uso intensivo de dinheiro precisam de bons controles internos para sustentar a atividade empresarial

Não está perdido noExaminador do estado do Texas e do IRS que empresas que operam com dinheiro podem ter vários conjuntos de livros e registros ou nenhum registro. E muitas vezes, quando eles têm registros, eles são pobres, incompletos e imprecisos. A questão básica é a contabilização adequada das transações durante o período de auditoria: as vendas, compras e estoque são contabilizados de maneira adequada e oportuna, onde o operador calcula e apresenta os impostos de maneira oportuna e precisa às autoridades? Esta questão é uma preocupação apropriada de qualquer auditor que examina os livros e registros de qualquer negócio que exija muito dinheiro. Despesas pessoais pagas com o dinheiro da empresa. Despesas comerciais pagas em dinheiro a partir de recibos sem quaisquer registros de uso pessoal de itens comprados. Inventários físicos inexistentes ou esporádicos, o que leva a itens comprados perdidos, roubados ou não contabilizados. As vendas à vista registradas em papel ou livros separados completamente distintos dos registros de vendas de cartão de crédito. Vários funcionários usando as mesmas gavetas de dinheiro sem qualquer prestação de contas ou relatórios de caixa ou sistema de registro. Agora, essas coisas podem ser feitas intencionalmente, mas, muitas vezes, de forma não intencional. Muitos imigrantes trabalham em empresas que fazem uso intensivo de dinheiro e muitos vêm para os Estados Unidos, onde diferentes normas culturais e comerciais se aplicam com relação à operação de uma empresa. Eles não estão familiarizados com os requisitos para manter registros comerciais precisos e em tempo hábil para fins de vendas, uso e impostos especiais de consumo e fins de imposto de renda federal do Texas. Muitos imigrantes ficam surpresos e com medo quando o examinador fiscal do Texas ou Federal bate à sua porta.

Negócios com uso intensivo de dinheiro precisam de bons controles internos para sustentar a atividade empresarial

Os controles internos são uma contabilidade de processar. É um processo muito importante em qualquer negócio contabilizar as receitas de dinheiro, o desembolso de dinheiro e o estoque e propriedade da empresa. Negócios com uso intensivo de caixa devem implementar controles internos rígidos porque o caixa é fungível. Os controles internos são o processo ou sistemas em vigor para garantir a captura eficiente e eficaz de dados críticos para garantir que a empresa possa funcionar de forma responsável pelos objetivos de seus proprietários, produzir resumos financeiros confiáveis ​​e precisos para fins de gerenciamento e de acordo com as obrigações externas; e relatórios e cumprir as leis, regulamentos e portarias aplicáveis. Para que uma empresa tenha um controle interno eficaz, é necessário que as obrigações de trabalho dos funcionários que coletam o dinheiro, registrem o dinheiro e revisem os relatórios financeiros sejam adequadamente separadas. Os controles internos requerem documentação, documentação e mais documentação. E isso é crítico para empresas que usam muito dinheiro porque, de acordo com o Código Tributário do Texas, todas as empresas devem manter livros e registros contemporâneos precisos. O Código da Receita Federal exige o mesmo para fins tributários federais; e também exige que os contribuintes comprovem seus recebimentos e deduções mediante exame do IRS. Os proprietários de negócios com uso intensivo de dinheiro farão bem em revisar seus controles internos antes de uma visita dos auditores do Texas ComptrollerofPublicAccounts ou do InternalRevenue Service para garantir que estão em conformidade com essas leis fiscais. O Código da Receita Federal exige o mesmo para fins tributários federais; e também exige que os contribuintes comprovem seus recebimentos e deduções mediante exame do IRS. Os proprietários de negócios com uso intensivo de dinheiro farão bem em revisar seus controles internos antes de uma visita dos auditores do Texas ComptrollerofPublicAccounts ou do InternalRevenue Service para garantir que estão em conformidade com essas leis fiscais. O Código da Receita Federal exige o mesmo para fins tributários federais; e também exige que os contribuintes comprovem seus recebimentos e deduções mediante exame do IRS. Os proprietários de negócios com uso intensivo de dinheiro farão bem em revisar seus controles internos antes de uma visita dos auditores do Texas ComptrollerofPublicAccounts ou do InternalRevenue Service para garantir que estão em conformidade com essas leis fiscais.

 

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