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Las empresas con uso intensivo de efectivo necesitan buenos controles internos para sustentar la actividad comercial

Por Coleman Jackson, Abogado y consejero y CPA
23 de julio de 2021

 

Las empresas con uso intensivo de efectivo necesitan buenos controles internos para sustentar la actividad comercial

Operar una empresa comercial con efectivo puede ser una señal de auditoría del IRS porque las empresas que operan en efectivo son susceptibles a transacciones financieras fraudulentas. Sin embargo, ciertas operaciones comerciales manejan una gran cantidad de efectivo en sus operaciones normales. Estos negocios se clasifican en el lenguaje fiscal como negocios intensivos en efectivo.Tiendas de conveniencia, tiendas de donas, salones de masajes, peluquería, mini-mercados, bodegas, lugares de entretenimiento que funcionan con monedas; tales como videojuegos, máquinas de pinball, jukeboxes, mesas de billar, máquinas tragamonedas y otras máquinas de juego, por nombrar solo algunos negocios clásicos intensivos en efectivo. Todos estos tipos de negocios pueden operar legítimamente con una alta incidencia de transacciones en efectivo.Por lo tanto, no existe absolutamente ninguna insignia o indicio de fraude en la mayoría de estos negocios intensivos en efectivo. Los operadores de marihuana son otro ejemplo de negocios quizás legítimos que operan en efectivo. Cuando los operadores de marihuana sean legales, deben operar en efectivo porque el uso, venta y distribución de marihuana es ilegal según las leyes federales de control de drogas, aunque varios estados han legalizado esta droga con fines medicinales y de entretenimiento en algunos casos.Dado que es ilegal según la ley federal vender o distribuir marihuana, las empresas que venden y distribuyen marihuana no pueden utilizar el sistema bancario normal. Y algunas instalaciones de lavandería también son negocios que funcionan con monedas. Ellos también son negocios legítimamente intensivos en efectivo.Todos estos negocios intensivos en efectivo tienen una cosa en común, el efectivo es fungible y difícil de rastrear. Por lo tanto, cuando el examinador del IRS llega a auditar sus libros y registros, puede ser una experiencia desafiante para el auditor y extremadamente atemorizante para el dueño de la empresa que requiere mucho efectivo.

 

Las empresas con uso intensivo de efectivo necesitan buenos controles internos para sustentar la actividad comercial

El examinador del Estado de Texas y del IRS no ignora que las empresas que operan en efectivo pueden tener varios juegos de libros y registros o no tener ningún registro. Y a menudo, cuando tienen registros, son deficientes, incompletos e inexactos.La cuestión básica es la contabilidad adecuada de las transacciones durante el período de auditoría: las ventas, las compras y el inventario se contabilizan de manera adecuada y oportuna, donde el operador y el auditor pueden calcular de manera oportuna y precisa los impuestos adeudados y el operador puede presentar la cantidad correcta de impuestos al ¿autoridades fiscales?Estas preguntas son las preocupaciones adecuadas de cualquier auditor que examine los libros y registros de cualquier negocio intensivo en efectivo. Gastos personales pagados con el efectivo del negocio. Gastos comerciales pagados en efectivo a partir de recibos sin ningún registro. Uso personal de los artículos comprados. Inventarios físicos inexistentes o esporádicos que dan lugar a artículos comprados perdidos, robados o no contables.Las ventas en efectivo se registran en papel o libros de contabilidad separados completamente separados y distintos de los registros de ventas de tarjetas de crédito o cualquier cinta de registro. Múltiples empleados que utilizan los mismos cajones de efectivo sin rendición de cuentas o informes de efectivo o procedimientos de registro o sistema de control.Ahora bien, estas cosas podrían hacerse de forma intencionada, pero a menudo se hacen de forma no intencionada. Muchos inmigrantes trabajan en negocios intensivos en efectivo y muchos vienen a los Estados Unidos, donde se aplican diferentes normas culturales y comerciales con respecto al funcionamiento de una empresa comercial. No están familiarizados con los requisitos para mantener registros comerciales oportunos y precisos para fines de impuestos sobre ventas, uso e impuestos especiales limitados de Texas y fines de impuestos federales sobre la renta.Muchos inmigrantes se sorprenden y se asustan cuando el inspector de impuestos federal o de Texas toca a su puerta. Los buenos controles internos pueden servir a la voluntad del auditor y reducir el miedo del propietario de la empresa.

 

Las empresas con uso intensivo de efectivo necesitan buenos controles internos para sustentar la actividad comercial

Los controles internos es un proceso contable. Es un proceso muy importante en cualquier negocio contabilizar los recibos de dinero, el desembolso de dinero y contabilizar el inventario y la propiedad del negocio. Las empresas con un uso intensivo de efectivo deben implementar controles internos sólidos porque el efectivo es fungible.Los controles internos son el proceso o los sistemas establecidos para garantizar la captura eficiente y eficaz de datos críticos para garantizar que la empresa pueda funcionar de manera responsable ante sus propietarios y coherente con los objetivos de los propietarios; producir resúmenes financieros confiables y precisos para fines de gestión y de conformidad con obligaciones externas; e informa y cumple con las leyes, reglamentos y ordenanzas aplicables.Para que una empresa tenga un control interno eficaz, es necesario que los deberes laborales de los empleados que cobran el dinero, registran el dinero y revisan los informes de dinero estén adecuadamente separados. Los controles internos requieren documentación, documentación y más documentación.Y esto es fundamental para las empresas que requieren un uso intensivo de efectivo porque, según el Código Fiscal de Texas, todas las empresas deben mantener libros y registros contemporáneos precisos. El Código de Rentas Internas requiere lo mismo para propósitos de impuestos federales; y también requiere que los contribuyentes corroboren sus recibos y deducciones tras la inspección del IRS.Los dueños de negocios intensivos en efectivo harán bien en revisar sus controles internos antes de una visita de los auditores del Contralor de Cuentas Públicas de Texas o del Servicio de Impuestos Internos para asegurarse de que cumplen con todas las leyes tributarias aplicables.

 

Este blog de derecho está escrito por La Firma de Abogados de Impuestos | Litigación | Inmigración de Coleman Jackson, P.C. con fines educativos; Esto no crea relación de abogado-cliente entre esta firma de abogados y el lector. Usted debe consultar con un asesor legal en su área geográfica con respecto a todas las cuestiones legales que lo afectan a usted, su familia o negocio.

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